Exact Online integratie: automatisch facturen aanmaken na elke online betaling

Als zaakvoerder wil je twee dingen: snel betaald worden en je boekhouding op orde houden. Maar tussen een online betaling ontvangen en de bijhorende factuur aanmaken in Exact Online zit vaak een vervelende handmatige stap. Iemand moet de betaling opmerken, de klantgegevens opzoeken of aanmaken, het juiste BTW-tarief selecteren en de factuur versturen. Dat kost tijd. En tijd is geld.

Niet meer. Payit koppelt rechtstreeks met Exact Online via een veilige OAuth-verbinding en automatiseert het volledige proces van betaling tot factuur. In dit artikel lees je hoe het werkt, wat het je oplevert en hoe je de koppeling in een paar klikken activeert.

Het probleem: betaling en factuur zijn losgekoppeld

Veel bedrijven en organisaties gebruiken Exact Online als boekhoudpakket. Ze verwerken er facturen, volgen er klanten in op en genereren rapporten. Maar als betalingen binnenkomen via een webshop, evenementenplatform of betaallink, moet iemand dus handmatig de brug leggen tussen die betaling en Exact Online.

Het klassieke scenario:

1. Klant betaalt online
2. Jij of een medewerker ziet de betaling in de bankapp
3. Handmatig inloggen in Exact Online
4. Klant opzoeken of aanmaken
5. Factuur opstellen met juiste producten en BTW-tarief
6. Factuur versturen

Per betaling kost dat jou minstens 5 tot 10 minuten. Bij tientallen betalingen per maand loopt dat snel op tot uren aan manueel werk. En er sluipen fouten in: verkeerd BTW-tarief, typfout in de klantnaam, vergeten factuur, noem maar op.

De oplossing: Payit x Exact Online

Payit integreert rechtstreeks met Exact Online. Zodra een klant online betaalt via Payit - via Bancontact, creditcard of een andere betaalmethode - gebeurt het volgende automatisch:

1. Klant wordt aangemaakt of opgezocht - Bestaat de klant al in Exact Online? Dan wordt de factuur aan zijn dossier gekoppeld. Nieuwe klant? Exact Online maakt het klantenprofiel automatisch aan op basis van de gegevens die bij de betaling werden ingevuld.
2. Factuur wordt aangemaakt - De factuur bevat alle informatie over de aankoop: productnaam, beschrijving, prijs en het correcte BTW-tarief. Geen handmatige invoer, dus geen kans op fouten.
3. Juiste BTW-tarief wordt toegepast - Of het nu gaat om 6%, 12% of 21%: Payit past het BTW-tarief toe dat bij het product of de dienst hoort. Volledig conform de Belgische btw-regelgeving.
4. Factuur is direct beschikbaar in Exact Online - Je boekhouder ziet de factuur meteen. Geen manuele invoer, geen stapel te verwerken bonnetjes achteraf.

Hoe stel je de koppeling in?

De integratie activeren doe je via de instellingen van je Payit-account. Je maakt verbinding met Exact Online via OAuth - de veilige industriestandaard voor het koppelen van applicaties zonder dat je wachtwoorden hoeft te delen.

Het proces in drie stappen:

1. Ga naar Instellingen in Payit en kies voor de Exact Online integratie.
2. Klik op "Verbinden met Exact Online" je wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Exact Online. Log in met je bestaande Exact Online-account en geef toestemming aan Payit.
3. Klaar. Vanaf dat moment verloopt alles automatisch. Elke betaling die nu via Payit binnenkomt, genereert een factuur in Exact Online.

Geen IT-kennis vereist. Geen lange configuratie. Gemiddeld ingesteld in minder dan 5 minuten.

Voor wie is deze integratie nuttig?

De Payit x Exact Online koppeling is ideaal voor:

• Bedrijven die diensten of producten online verkopen en automatisch correcte facturen willen genereren zonder administratieve overhead.
• Trainings- en opleidingscentra die inschrijvingen en betalingen via Payit beheren en facturen rechtstreeks willen doorsturen naar deelnemers.
• Evenementenorganisatoren die na elke ticketaankoop of inschrijving een factuur willen aanmaken voor hun klanten of deelnemers.
• Verenigingen en VZW's die lidgelden of activiteiten factureren en hun boekhouding in Exact Online bijhouden.
• Elke organisatie die tijd wil besparen op manuele boekhoudkundige verwerking.

Wat levert het je concreet op?

Laten we eerlijk zijn over de impact. Stel je verwerkt 80 betalingen per maand. Zonder integratie kost elke factuur je gemiddeld 7 minuten handmatig werk. Dat is 560 minuten of bijna 10 uur per maand aan repetitief invoerwerk.

Met de Payit x Exact Online integratie: 0 minuten. Alles gebeurt automatisch, direct én foutloos.

Daarbovenop:

• Minder fouten - Geen verkeerde BTW-tarieven, geen typfouten in klantnamen, geen vergeten facturen.
• Snellere boekhouding - Je boekhouder werkt met real-time data. Geen stapel te verwerken documenten meer aan het einde van de maand.
• Betere cashflow - Facturen worden direct aangemaakt na betaling. Je administratie loopt nooit achter.
• Professionele uitstraling - Klanten ontvangen meteen een correcte, nette factuur. Dat straalt vertrouwen uit.

"We verwerken maandelijks meer dan 100 betalingen via Payit. Vroeger moest onze boekhouder die allemaal manueel in Exact Online verwerken. Nu gebeurt alles automatisch. We schatten dat we minstens een halve werkdag per maand besparen, en de kans op fouten is quasi nul."

- Zaakvoerder van een Belgisch opleidingscentrum

Veiligheid en privacy

De koppeling tussen Payit en Exact Online verloopt via OAuth 2.0 - dezelfde technologie die banken en grote technologiebedrijven gebruiken om applicaties veilig te verbinden. Je deelt nooit je wachtwoord met Payit. Je geeft enkel gerichte toestemming voor het aanmaken van facturen en klanten. Die toestemming kan je op elk moment intrekken.

Alle data wordt verwerkt conform de GDPR-wetgeving en de Belgische privacywetgeving.

Samengevat: dit doet de Exact Online integratie

• Automatisch factuur aanmaken na elke online betaling via Payit
• Klant automatisch aanmaken of opzoeken in Exact Online
• Correct BTW-tarief (6%, 12% of 21%) automatisch toegepast
• Productinformatie en aankoopdetails opgenomen in de factuur
• Veilige verbinding via OAuth 2.0 - zonder wachtwoorden te delen
• Instellen in minder dan 5 minuten

Geen handmatig invoerwerk meer. Geen fouten. Geen achterstand in je boekhouding. Gewoon: betaald worden en je administratie loopt vanzelf.